Czy zgoda może być podstawą prawną przetwarzania danych w związku z zatrudnieniem?

 

Organ nadzorczy negatywnie ocenił posługiwanie się zgodą jako podstawą prawną przetwarzania danych w relacji w której występują podmioty o nierównorzędnej pozycji

W niniejszym artykule skupimy się na decyzji greckiego organu nadzorczego zajmującego się ochorną danych osobowych (ang. Hellenic Data Protection Authority, dalej jako: HDPA), który negatywnie ocenił zastosowanie powyższej przesłanki legalizującej przetwarzanie (zgody), w relacji w której występują podmioty o nierównorzędnej pozycji. Grecki organ ochrony danych, w odpowiedzi na skargę, przeprowadził z urzędu dochodzenie w sprawie zgodności z prawem przetwarzania danych osobowych pracowników zatrudnionych w (PRICE WATERHOUSE COOPERS BUSINESS SOLUTIONS LIMITED LIABILITY BUSINESS AND ACCOUNTING SERVICE PROVIDER SA), dalej jako PWC.

Pracownicy PWC byli zobowiązani do wyrażenia zgody na przetwarzanie ich danych osobowych w trakcie zatrudnienia. Organ w decyzji wskazał, że PWC w celu legalnego przetwarzania danych osobowych, tj. zgodnie z wymogami Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) nr 679/2016, należy przestrzegać określonych w art. 5 ust.1 RODO zasad. Do tych zasad należy m. in. zasada legalności, a zgodnie z art. 5 ust. 1 RODO wśród obowiązków Administratora znajduję się określenie i wybór odpowiedniej podstawy prawnej na podstawie art. 6 ust. 1 RODO. Przepis ten jest ściśle związany zarówno z zasadą rzetelności, jak i przejrzystości przetwarzania.

Administrator w zgodzie z zasadą rozliczalności musi także udokumentować wybór prawidłowej podstawy prawnej.

Organ wskazał, że nie jest odpowiednią formą realizacji zasady rozliczalności procedura polegająca na przekazaniu do podpisania pracownikom oświadczeń zgody, z których wynika, że mają oni świadomość, że ich dane osobowe są przechowywane i przetwarzane przez PWC w związku z zatrudnieniem.

Na temat zasady rozliczalności pisaliśmy tutaj: link

HDPA wskazał również, że zasady zgodnego z prawem, uczciwego i przejrzystego przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 5 ust. 1 lit. a RODO wymagają, aby zgoda była traktowana jako wyjątek. Zgoda nie jest właściwą przesłanką dla przetwarzania danych osobowych pracownika i powinna być stosowana tylko wtedy, gdy nie da znaleźć się innej podstawy prawnej do przetwarzania.

Trzeba też pamiętać, że jeżeli podstawą prawną jest zgoda, to jej właściwe stosowanie wymaga od Administratora zapewnienia, że jej wycofaniu będzie równoznaczne z bezwzględnym zakazem przetwarzania danych osobowych zbieranych i przetwarzanych dotychczas na jej podstawie. Zgoda osób, których dane dotyczą, w kontekście stosunków pracy nie może być uważana za dobrowolną ze względu na wyraźny brak równowagi między stronami. W tym przypadku wybór zgody jako podstawy prawnej był niewłaściwy, ponieważ przetwarzanie danych osobowych miało na celu wykonywanie czynności bezpośrednio związanych z wykonywaniem umów o pracę, a tym samym wykonywaniem obowiązku prawnego. Ponadto, w takiej sytuacji Pracodawca wywołuje w pracownikach fałszywe wrażenie, że przetwarzanie ich danych osobowych odbywa się na podstawie prawnej możliwej do odwołania zgody, podczas gdy w rzeczywistości opiera przetwarzanie na innych podstawach prawnych, o których pracownicy nigdy nie zostali poinformowani.

Organ w wyniku postępowania nakazał spółce podjęcie szeregu środków naprawczych oraz uznał, że w świetle okoliczności niniejszej sprawy, na podstawie art. 58 ust. 2 lit. i) RODO, dodatkową skuteczną, proporcjonalna i odstraszającą karą administracyjną powinna kara pieniężna w wysokości 150 000,00 euro, co stanowi 686 tysięcy złotych.

Źródła:
  • Summary of Hellenic DPA’S Decision no 26/2019;
  • Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, OJ L 119, 4.5.2016, p. 1–88).

19.05.2020 14:47

cookie

Wykorzystujemy informacje odczytywane m.in za pomocą plików cookies. Używamy ich w celach reklamowych, statystycznych oraz w celu dostosowania serwisu do indywidualnych potrzeb użytkowników. Jeśli to akceptujesz, przejdź do serwisu. Jeżeli nie, prosimy zmień ustawienia swojej przeglądarki tak, aby nasz serwis wiedział, że nie życzysz sobie tego typu praktyk. Pamiętaj, że w każdej chwili możesz dokonać zmiany ustawień. Więcej informacji znajdziesz w sekcji polityka prywatności. 

W ramach Serwisu wykorzystujemy narzędzia analityczne: Google Analytics i Facebook Piksel. 

Sprawdź zasady przetwarzania danych na naszym portalu, znajdujące się pod linkiem: Zasady przetwarzania danych.

Znajdziesz tam mechanizm, dzięki któremu wyłączysz te rozwiązania.

Akceptuję